Korat6 Reiter — was sie unterscheidet
| Reiter | Was er ist | Unterschied zu |
|---|---|---|
| Zimmer | Der Zimmerplan von heute — welche Zimmer frei oder belegt sind | Anders als „Zimmerarten“, der Preiskatalog, nicht der Plan von heute |
| Zimmerarten | Preis und Einzelheiten je Zimmerart festlegen | Nicht der Zimmerplan von heute — der steht unter „Zimmer“ |
| Buchungen | Zimmerbuchungen, die Gäste selbst gemacht haben (aus App oder Web) | Anders als „Monatlich“, wo es um Monatsmieter geht, getrennt von Übernachtungsgästen |
| Monatlich | Monatsmieter — Mieter aufnehmen, Miete und Nebenkosten abrechnen | Getrennt von den Übernachtungsgästen im Reiter „Buchungen“ |
| Mietverträge | Monats- oder Jahresverträge für Mieter, mit Angaben zur Person, Kaution und Unterlagen | An die Mieter im Reiter „Monatlich“ gebunden, aber ein ausführlicheres Vertragssystem |
| Einstellungen zur Unterkunft | Hausregeln — An- und Abreisezeiten, Stornobedingungen, Ausstattung | Preis und Belegung stehen in „Zimmerarten“, nicht hier |
Zimmer — der Plan von heute
- 1Beim ersten Mal auf „Zimmeranzahl setzen“ klicken (verlangt das Recht zur Verwaltung der Betriebsseite, page.manage) — die Zahl später zu senken löscht laufende Aufenthalte nicht; ein aus dem Plan genommenes Zimmer lässt sich erst wieder abreisen, wenn es zurückgesetzt ist
- 2Ein freies Zimmer erscheint grün — ein Klick öffnet das Formular zur Anreise: Zimmerart wählen (Preis pro Nacht füllt sich aus dem heutigen Saisonpreis), Name und Telefon des Gasts, Zahl der Nächte und Preis pro Nacht eintragen
- 3Ein belegtes Zimmer erscheint rot mit dem Namen des Gasts — ein Klick öffnet die Abreise: Rabatt eintragen (falls vorhanden), Zahlungsart wählen (bar/PromptPay/Überweisung) und dann auf „Abreise und kassieren“ klicken
Der vor dem Klick auf Abreise gezeigte Betrag ist vor Abzug des Guthabens der Kundschaft — Guthaben und Punkte werden erst beim Schließen der Rechnung auf dem Server wirklich angerechnet. Den echten Betrag siehst du nach erfolgreicher Abreise auf dem Beleg.
Der Plan aktualisiert sich alle 15 Sekunden von selbst (im Web gibt es keine Push-Hinweise), damit zwei Personen im selben Betrieb denselben Zimmerstand sehen.
Zimmerarten — Preis und Saisonpreise
Zimmerarten anlegen und ändern (verlangt page.manage): Name (etwa Standard/Deluxe), Fotos, Preis pro Nacht, Zimmerzahl, Ausstattung sowie Öffnen und Schließen für Buchungen. Ist in den Einstellungen die Betriebsart „Monatlich“ an, erscheinen zusätzliche Felder für Monatspreis und Kaution.
Saisonpreise und Aktionen
Einen Zeitraum samt Preisanpassung setzen (positiv = Hochsaison, negativ = Nebensaison oder Aktion); die Regel wirkt automatisch auf den Preis pro Nacht anhand des Anreisedatums, sowohl auf der Anreiseseite an der Rezeption als auch im Preis, den Gäste beim Buchen sehen.
Das Enddatum muss immer nach dem Anfangsdatum liegen — eine Regel, deren Ende vor dem Anfang liegt, wäre nie nutzbar. Das System warnt vor dem Speichern, und eine Regel ohne eines der beiden Daten wird gar nicht erst gespeichert (damit sie nie aktiv aussieht und dabei nichts tut).
Buchungen — der Eingang von Gästen
Bucht jemand über das Menü „Unterkunft“ in App oder Web, landet die Buchung hier mit einem Status:
| Status | Bedeutung | Mögliche Handlung |
|---|---|---|
| Wartet auf Bestätigung | Der Gast hat gerade gebucht | Bestätigen / ablehnen (ein Grund ist Pflicht; der Gast sieht die Stornierung) |
| Bestätigt | Der Betrieb hat bestätigt, das Anreisedatum steht aus | Anreise erfassen |
| Angereist | Bereits angereist | Abreise und kassieren |
| Abgereist / storniert | Abgeschlossen | — kein Knopf |
Monatlich — Mieter und Abrechnungen
- 1Zuerst „Betriebsart und Nebenkosten“ setzen (page.manage): die Art wählen (täglich/monatlich/beides), den Wasser- und Stromsatz je Einheit und weitere feste Monatsgebühren (etwa Umlage, Internet)
- 2Auf „+ Mieter aufnehmen“ klicken — eine Zimmerart wählen, damit sich Miete und Kaution füllen, und Name, Telefon und Zimmernummer eintragen
- 3Auf den Namen einer mietenden Person klicken und „Abrechnung dieses Monats erstellen“ — die verbrauchten Wasser- und Stromeinheiten eintragen, und das System rechnet: Miete + Wasser + Strom + weitere Gebühren = Summe
- 4Die Abrechnung antippen und „Bezahlt“ ankreuzen, sobald das Geld da ist (nochmal tippen macht ein versehentliches Häkchen rückgängig)
Der Knopf „Auszug (Vertrag beenden)“ nimmt die Person aus der laufenden Liste, aber alle vergangenen Abrechnungen bleiben unversehrt, und das Zimmer nimmt sofort neue Mieter auf.
Mietverträge
Ein ausführliches Vertragssystem, an die Mieter unter „Monatlich“ gebunden, mit tieferen Aufzeichnungen: Notfallkontakt, angehängte Unterlagen (Vertrag, Ausweis) und ein getrenntes, aufgeschlüsseltes Kautionskonto.
3 Wege, einen Vertrag anzulegen
- + Neuer Vertrag — alles selbst ausfüllen
- Aus einer Buchung — eine vorhandene Übernachtungsbuchung wählen; das System übernimmt Name, Telefon, Zimmer und Kundenkonto sofort (eine Buchung, die schon einen Vertrag hat, erscheint kein zweites Mal in der Liste)
- Aus einem vorhandenen Mietverhältnis — eine Person übernehmen, die es schon vor diesem Vertragssystem gab, und den Vertrag nachträglich anhängen
Status eines Vertrags
Entwurf → aktiv → beendet oder storniert — der Filterreiter „Offen“ darüber zeigt nur Entwurf und aktiv.
Kaution
4 Arten von Buchungen lassen sich festhalten: erhalten · einbehalten · zurückgezahlt · verfallen. Jede Buchung lässt sich später für ungültig erklären, wenn die Person das Recht dazu hat — eine ungültige Buchung erscheint als „ungültig“ und wird nicht rundweg gelöscht. Der laufende Saldo (erhalten − ausgezahlt) wird automatisch gerechnet.
Ausweisunterlagen der Mieter
Das Feld für eine vollständige Ausweis- oder Passnummer ist bewusst noch nicht freigeschaltet — das System kann nur die letzten 4 Stellen speichern (als Klartext, nicht verschlüsselt), weil die vollständige Nummer über eine Hash-Stufe laufen müsste, an die dieses Formular noch nicht angebunden ist. Tipp die vollständige Nummer nicht ersatzweise in ein anderes Notizfeld.
Angehängte Unterlagen (Vertrag, Ausweiskopie) liegen in privatem Dateispeicher und sind nur für Personen mit Zugang zu diesem Vertrag sichtbar.
Der Name der Vertragspartei ist nur mit dem Recht „Buchhaltungsbelege ansehen“ (accounting.view) sichtbar — ohne dieses Recht siehst du weiterhin die Vertragsliste (Zimmer, Datum, Betrag, Status), aber das Namensfeld bleibt mit einer Erklärung leer, statt eines völlig kaputten Bildschirms.
Einstellungen zur Unterkunft
Grundeinstellungen des Hauses (verlangt page.manage): Art der Unterkunft, Ausstattung vor Ort, An- und Abreisezeiten, Stornobedingungen und Regeln wie Haustiere oder Rauchen.
Jede Ja-Nein-Regel hat immer 3 mögliche Antworten: erlaubt · nicht erlaubt · nicht angegeben — „nicht angegeben“ heißt nicht „nicht erlaubt“, sondern dass der Betrieb diese Frage noch nicht beantwortet hat. Gäste sehen, dass dazu noch keine Auskunft vorliegt, nicht ein Verbot.
Was klemmen kann
| Symptom | Ursache / Abhilfe |
|---|---|
| Anreise geht nicht — „Dieses Zimmer wurde gerade belegt“ | Jemand anderes hat wenige Sekunden früher dasselbe Zimmer belegt — schließ diese Seite und sieh erneut in den Plan |
| Nach der Abreise: „Diese Rechnung ist bereits geschlossen (kein zweiter Beleg ausgestellt)“ | Das System verhindert doppelte Rechnungen automatisch — die Rechnung ist wirklich geschlossen, kein zweiter Klick nötig |
| Die Abreise ist mittendrin gescheitert | Das Zimmer ist womöglich schon frei, die Rechnung aber noch nicht geschlossen — die Meldung sagt, dass du denselben Knopf sofort erneut drücken kannst; doppelte Abrechnung verhindert das System von selbst |
| Der Zimmerpreis füllt sich bei der Anreise nicht selbst | Die Zuordnung von Zimmer zu Zimmerart ließ sich nicht lesen, oder das Zimmer wurde nie mit einer Art verknüpft — den Preis kannst du weiterhin ganz normal von Hand eintippen |
| Saisonpreis lässt sich nicht speichern — „Die vorhandene Preisregel ließ sich nicht lesen“ | Das System hat das Überschreiben verweigert, damit die alte Regel nicht verloren geht — versuch es erneut oder bearbeite es in der mobilen App |
| Monatsabrechnung erstellt, Wasser und Strom stehen auf 0 | Das Lesen des Wasser- und Stromsatzes scheiterte beim Erstellen — prüf die Verbindung und erstell die Abrechnung erneut |
| Der Name der Vertragspartei ist nicht zu sehen | Dir fehlt das Recht accounting.view — bitte die Inhaberschaft, es zu vergeben |