Korat6 onglets, quelle différence
| Onglet | De quoi il s’agit | À ne pas confondre avec |
|---|---|---|
| Chambres | L’état des chambres aujourd’hui : lesquelles sont libres ou occupées | « Types de chambre », qui est le référentiel des prix, pas l’état du jour |
| Types de chambre | Le prix et le détail de chaque catégorie de chambre | Ce n’est pas l’état du jour — celui-ci est dans « Chambres » |
| Réservations | Les réservations que les clients passent eux-mêmes (app ou site) | « Au mois », qui regroupe les locataires mensuels, distincts des séjours à la nuitée |
| Au mois | Les locataires au mois — ajouter un locataire, éditer sa quittance de loyer avec l’eau et l’électricité | Séparé des séjours à la nuitée de l’onglet « Réservations » |
| Baux | Les baux mensuels ou annuels des locataires, avec identité, dépôt de garantie et pièces jointes | Rattaché aux locataires de l’onglet « Au mois », mais c’est un système contractuel plus détaillé |
| Réglages de l’hébergement | Les règles de la maison — heures d’arrivée et de départ, politique d’annulation, équipements | Les prix et la capacité se règlent dans « Types de chambre », pas ici |
Chambres — l’état du jour
- 1Touchez d’abord « Définir le nombre de chambres » (droit « gérer la page du commerce », page.manage) — réduire ce nombre plus tard ne supprime pas les séjours en cours : une chambre disparue du tableau ne pourra plus être libérée tant que le nombre n’est pas rétabli
- 2Une chambre libre est verte ; touchez-la pour ouvrir le formulaire d’arrivée — choisissez le type de chambre (le prix par nuit se remplit automatiquement selon le tarif saisonnier du jour), saisissez le nom et le téléphone du client, le nombre de nuits et le prix par nuit
- 3Une chambre occupée est rouge et porte le nom du client ; touchez-la pour ouvrir le départ — saisissez une remise éventuelle, choisissez le mode de règlement (espèces / PromptPay / virement) puis touchez « Départ et encaissement »
Le montant affiché avant l’appui sur Départ est un montant avant déduction du crédit du client — le crédit et les points de fidélité ne sont réellement imputés qu’à la clôture, côté serveur. Le montant réel figure sur le reçu émis après le départ.
Le tableau se rafraîchit tout seul toutes les 15 secondes (le web ne reçoit pas de notification push), pour que deux personnes travaillant dans le même établissement voient le même état des chambres.
Types de chambre — prix et tarifs saisonniers
Ajoutez ou modifiez un type de chambre (droit page.manage) : nom (Standard, Deluxe…), photos, prix par nuit, nombre de chambres, équipements, et ouverture ou fermeture aux réservations. Si le mode « au mois » est activé dans les réglages de l’hébergement, des champs de loyer mensuel et de dépôt de garantie s’ajoutent.
Tarifs saisonniers et promotions
Vous définissez une plage de dates et un ajustement de prix (positif = haute saison, négatif = basse saison ou promotion) ; la règle s’applique automatiquement au prix par nuit selon la date d’arrivée, aussi bien sur l’écran d’arrivée en réception que sur le prix vu par le client au moment de réserver.
La date de fin doit toujours être postérieure à la date de début — une règle dont la fin précède le début ne s’appliquerait jamais. Le système prévient avant l’enregistrement, et une règle dont les deux dates ne sont pas renseignées n’est pas enregistrée du tout (pour qu’elle n’ait pas l’air active alors qu’elle ne ferait rien).
Réservations — la file venue des clients
Quand un client réserve depuis la rubrique « Hébergement » de l’app ou du site, la demande arrive ici avec son statut :
| Statut | Signification | Actions possibles |
|---|---|---|
| En attente | Le client vient de réserver | Confirmer / refuser (un motif est à choisir ; le client voit l’annulation) |
| Confirmée | L’établissement a confirmé, on attend la date d’arrivée | Enregistrer l’arrivée |
| En séjour | Le client est arrivé | Départ et encaissement |
| Partie / annulée | Dossier clos | — aucune action |
Au mois — locataires et quittances
- 1Réglez d’abord « Mode et charges d’eau et d’électricité » (page.manage) : mode de location (à la nuitée / au mois / les deux), prix unitaire de l’eau et de l’électricité, et forfaits mensuels divers (charges de copropriété, internet…)
- 2Touchez « + Ajouter un locataire » — choisissez le type de chambre pour reprendre automatiquement le loyer et le dépôt, puis saisissez le nom, le téléphone et le numéro de chambre
- 3Touchez un locataire pour « Éditer la quittance du mois » — saisissez les index d’eau et d’électricité consommés, et le calcul se fait : loyer + eau + électricité + charges diverses = total
- 4Touchez la quittance pour la cocher « payée » à l’encaissement (touchez de nouveau pour annuler en cas d’erreur)
Le bouton « Départ (fin de bail) » retire le locataire de la liste actuelle, mais toutes ses anciennes quittances restent intactes et la chambre peut accueillir un nouveau locataire immédiatement.
Baux
Un système de baux détaillé, rattaché aux locataires de « Au mois » mais qui conserve bien davantage : contact d’urgence, pièces jointes (bail, pièce d’identité) et compte de dépôt de garantie détaillé.
Trois façons de créer un bail
- + Nouveau bail — tout est saisi à la main
- Depuis une réservation — choisissez une réservation à la nuitée existante, le système reprend aussitôt le nom, le téléphone, la chambre et le compte client (une réservation déjà transformée en bail ne réapparaît pas dans la liste)
- Depuis un locataire existant — rattache rétroactivement un locataire antérieur au système de baux
Statuts du bail
Brouillon (draft) → actif (active) → terminé (ended) ou annulé (cancelled) — le filtre « En cours » en haut de l’onglet n’affiche que les brouillons et les baux actifs.
Dépôt de garantie
Quatre types d’écritures : encaissement · retenue · restitution · confiscation. Chaque écriture peut être contrepassée (void) plus tard par un employé habilité — une écriture contrepassée s’affiche « contrepassée », elle n’est pas effacée. Le solde (encaissé − sorti) est calculé automatiquement.
Pièce d’identité du locataire
Le champ de saisie du numéro complet de carte d’identité ou de passeport est volontairement désactivé — le système ne conserve que les 4 derniers chiffres (en texte ordinaire, non chiffré), parce que le numéro complet exige une procédure de hachage que ce formulaire ne sait pas encore atteindre. N’écrivez pas non plus un numéro complet dans un champ de remarque pour contourner cette limite.
Les pièces jointes (bail, copie de la pièce d’identité) sont conservées dans un stockage privé, consultable uniquement par les personnes ayant accès à ce bail précis.
Le nom du cocontractant n’apparaît qu’avec le droit « consulter les documents comptables » (accounting.view) — sans ce droit, la liste des baux reste visible (chambre, dates, montant, statut) mais la case du nom est vide, accompagnée de son explication : l’écran n’est pas cassé pour autant.
Réglages de l’hébergement
Les réglages de base de l’établissement (droit page.manage) : type d’hébergement, équipements du lieu, heures d’arrivée et de départ, politique d’annulation, et règles comme les animaux ou le tabac.
Toute règle « autorisé / interdit » a toujours 3 réponses : autorisé · interdit · non précisé — « non précisé » ne vaut pas « interdit », cela signifie que l’établissement n’a pas encore répondu à la question. Le client voit donc une information manquante, et non une interdiction.
Ce qui peut coincer
| Symptôme | Cause / solution |
|---|---|
| L’arrivée est refusée : « cette chambre vient d’être occupée » | Quelqu’un d’autre a enregistré une arrivée sur la même chambre quelques secondes plus tôt — fermez et regardez à nouveau le tableau |
| Au départ : « cette note est déjà close (aucun second document émis) » | Le système bloque automatiquement les doublons — la note est réellement close, inutile de recommencer |
| Le départ échoue en cours de route | La chambre a peut-être été libérée sans que la note soit close — le message vous invite à retoucher le même bouton immédiatement, les doublons étant bloqués par le système |
| Le prix de la chambre ne se remplit pas à l’arrivée | La correspondance chambre–type n’a pas pu être lue, ou la chambre n’a jamais été rattachée à un type — saisissez le prix à la main comme d’habitude |
| Le tarif saisonnier refuse de s’enregistrer : « impossible de lire les règles existantes » | Le système refuse d’écraser pour ne pas perdre les anciennes règles — réessayez, ou modifiez depuis l’app mobile |
| La quittance mensuelle affiche 0 pour l’eau et l’électricité | Les tarifs n’ont pas pu être lus au moment de l’édition — vérifiez la connexion et rééditez la quittance |
| Le nom du cocontractant n’apparaît pas sur le bail | Il manque le droit accounting.view — demandez au propriétaire de vous l’accorder |