KoratШесть вкладок и чем они отличаются
| Вкладка | Что это | С чем не путать |
|---|---|---|
| Номера | Шахматка на сегодня: какие номера свободны, какие заняты | Не «Категории номеров», где хранятся цены, а не сегодняшняя занятость |
| Категории номеров | Цены и описание каждой категории | Это не шахматка — она во вкладке «Номера» |
| Брони | Брони, которые клиенты оформили сами в приложении или браузере | Не «Помесячно», где живут долгосрочные жильцы, а не гости на сутки |
| Помесячно | Помесячные жильцы: добавить жильца, выставить счёт за аренду и коммунальные | Отдельно от посуточных гостей на вкладке «Брони» |
| Договоры аренды | Договоры на месяц или год с данными жильца, залогом и документами | Связаны с жильцами из «Помесячно», но это более подробная система договоров |
| Настройки жилья | Правила объекта: время заезда и выезда, условия отмены, удобства | Цены и вместимость задаются в «Категориях номеров», а не здесь |
Номера — шахматка на сегодня
- 1В первый раз нажмите «Задать количество номеров» (нужно право «управление страницей», page.manage). Уменьшение числа номеров не выселяет тех, кто уже заселён: номер, пропавший с доски, нельзя будет выписать, пока его не вернуть
- 2Свободный номер зелёный: нажмите, чтобы открыть форму заезда — выберите категорию (цена за ночь подставится по сезонному тарифу на сегодня), впишите имя и телефон гостя, число ночей и цену за ночь
- 3Занятый номер красный, с именем гостя: нажмите, чтобы открыть выезд — при необходимости добавьте скидку, выберите способ оплаты (наличные, перевод по QR, банковский перевод) и нажмите «Выписать и принять оплату»
Сумма, показанная до нажатия выезда, — это сумма до зачёта бонусов клиента. Бонусы и баллы учитываются только на сервере при закрытии счёта: настоящую сумму смотрите в документе после успешного выезда.
Доска обновляется сама каждые 15 секунд (push-уведомлений в вебе нет), чтобы двое сотрудников одного объекта видели состояние номеров одинаково.
Категории номеров — цены и сезонность
Добавление и правка категорий (нужно право page.manage): название (стандарт, делюкс), фото, цена за ночь, количество номеров, удобства и приём броней. Если в настройках жилья включён помесячный режим, добавляются поля цены за месяц и залога.
Сезонные цены и акции
Задайте период дат и поправку к цене (плюс — высокий сезон, минус — низкий сезон или акция). Правило применяется к цене за ночь по дате заезда автоматически — и на экране заезда, и в цене, которую видит клиент при бронировании.
Дата окончания всегда должна быть позже даты начала: правило, где конец раньше начала, не сработает никогда. Система предупредит перед сохранением, а правило без обеих дат вообще не сохранится — чтобы оно не выглядело работающим, не работая.
Брони — входящие от клиентов
Когда клиент бронирует через раздел «Жильё» в приложении или браузере, заявка приходит сюда со статусом:
| Статус | Что означает | Доступные действия |
|---|---|---|
| Ожидает подтверждения | Клиент только что забронировал | Подтвердить или отклонить (причина обязательна, клиент увидит отмену) |
| Подтверждена | Объект подтвердил, ждём дату заезда | Заселить |
| Проживает | Гость заселён | Выписать и принять оплату |
| Выписан или отменена | Запись закрыта | — действий нет |
Помесячно — жильцы и счета
- 1Сначала задайте «Режим и коммунальные» (page.manage): формат сдачи (посуточно, помесячно или оба), цену воды и электричества за единицу и прочие фиксированные ежемесячные платежи — например, обслуживание дома и интернет
- 2Нажмите «+ Добавить жильца» — выбор категории подставит арендную плату и залог автоматически, дальше впишите имя, телефон и номер помещения
- 3Нажмите на жильца и выберите «Выставить счёт за месяц» — впишите показания по воде и электричеству, а система посчитает: аренда + вода + электричество + прочее = итог
- 4Нажмите на счёт, чтобы отметить «оплачено» при получении денег (повторное нажатие снимает отметку, если ошиблись)
Кнопка «Выселить (завершить аренду)» убирает жильца из текущего списка, но все прежние счета сохраняются, а помещение сразу готово принять нового жильца.
Договоры аренды
Подробная система договоров, связанная с жильцами из раздела «Помесячно», но хранящая больше данных: контакт для экстренной связи, приложенные документы (договор, удостоверение) и отдельный учёт залога.
Три способа создать договор
- + Новый договор — заполнить всё вручную
- Из брони — выбрать существующую посуточную бронь: имя, телефон, помещение и аккаунт клиента перенесутся сами (брони, по которым договор уже создан, в списке повторно не появляются)
- Из существующего жильца — подтянуть жильца, заведённого до появления системы договоров, и оформить договор задним числом
Статусы договора
Черновик (draft) → действует (active) → завершён (ended) или отменён (cancelled). Фильтр «Открытые» над вкладкой показывает только черновики и действующие.
Залог
Записываются четыре вида операций: получение залога · удержание · возврат · обращение в доход. Любую можно позже сторнировать, если у сотрудника есть право: сторнированная операция помечается как «сторнирована», а не удаляется. Остаток (получено минус выплачено) считается автоматически.
Документы жильца
Поле для полного номера удостоверения личности или паспорта намеренно не включено: система хранит только последние 4 цифры, причём обычным текстом, без шифрования. Полный номер требует хеширования, для которого из этой формы пока нет пути. Не вписывайте полный номер в другие поля-примечания, чтобы обойти это ограничение.
Приложенные документы (договор, копия удостоверения) хранятся в закрытом файловом хранилище и доступны только тем, у кого есть доступ к этому договору.
Имя стороны договора видно только с правом «просмотр бухгалтерских документов» (accounting.view). Без него список договоров всё равно виден (помещение, даты, сумма, статус), но поле имени останется пустым с пояснением причины — экран не ломается целиком.
Настройки жилья
Базовые настройки объекта (нужно право page.manage): тип жилья, удобства на территории, время заезда и выезда, условия отмены и правила вроде домашних животных и курения.
У каждого правила «можно или нельзя» всегда три ответа: можно · нельзя · не указано. «Не указано» не равно «нельзя»: это означает, что объект на вопрос ещё не ответил, и клиент видит отсутствие данных, а не запрет.
Что может пойти не так
| Симптом | Причина и что делать |
|---|---|
| Заезд не проходит: «в этот номер только что заселили» | Кто-то оформил заезд в тот же номер несколькими секундами раньше — закройте окно и посмотрите доску заново |
| При выезде пишет «счёт уже закрыт (второй документ не выписан)» | Система сама защищает от дублей: счёт действительно закрыт, повторять не нужно |
| Выезд оборвался на середине | Номер мог освободиться, а счёт не закрыться — в сообщении будет сказано, что ту же кнопку можно нажать повторно: защита от дублей сработает сама |
| Цена номера не подставляется при заезде | Не удалось прочитать связь номера с категорией либо она никогда не задавалась — впишите цену вручную, это допустимо |
| Сезонная цена не сохраняется: «не удалось прочитать прежние правила» | Система отказывается перезаписывать их, чтобы прежние правила не пропали — повторите попытку или измените их в мобильном приложении |
| В счёте за месяц вода и электричество вышли нулевыми | При выставлении счёта тарифы прочитать не удалось — проверьте соединение и выставьте счёт заново |
| Не видно имени стороны договора | Нет права accounting.view — попросите владельца его выдать |