Korat번호가 매겨진 문서는 고칠 수 없습니다
문서가 "발행"되는 순간 시스템이 번호를 매기고 모든 줄의 숫자를 영구히 고정합니다 — 수량, 가격, 할인을 소급해 고칠 수 없습니다. 숫자가 틀렸다면 기존 문서를 열어 덮어쓰는 대신 대변전표를 발행해 바로잡아야 합니다
한 줄기 안의 문서 6종
모든 문서는 같은 표에 있고 "문서 종류"로 나뉩니다 — 목록 화면 위쪽 탭에서 바꿔 볼 수 있습니다
| 종류 | 언제 쓰나 |
|---|---|
| 견적서 (QT) | 손님이 사기로 정하기 전에 값을 제시합니다 — 아직 회계상 의무가 아닙니다 |
| 발주서 (PO) | "매입" 쪽 — 가게가 물건을 사들이며, 판매 문서 승인 스위치와는 별개로 자체 승인 단계를 갖습니다 |
| 청구 명세 | 실제 청구서를 내기 전에 받을 금액을 모읍니다 |
| 청구서 (INV) | 손님에게 돈을 청구합니다 — 세금계산서가 아니며, 시스템은 아직 세금계산서를 발행할 수 없습니다(세금 화면 참고) |
| 영수증 (RC) | 돈을 실제로 받았을 때 발행합니다 |
| 대변전표 (CN) | 이미 번호가 매겨진 문서의 금액을 바로잡습니다 — 대변전표 항목을 보세요 |
초안 → 발행 → 번호
모든 문서는 언제나 "초안"으로 시작하며, 초안일 때는 무엇이든 고칠 수 있습니다. 표에는 실제 번호 대신 "번호 없음 (초안)"이 보입니다 — 실제로 "발행"을 누르기 전까지 시스템은 번호를 매기지 않습니다(미리 짐작한 번호를 보여 주지 않습니다). 발행하면 상태가 "발행됨"으로 바뀌고 영구 번호가 붙습니다.
문서 번호 형식은 시스템이 순서대로 매기며, 오늘 콘솔에는 번호 형식을 직접 정하는 칸이 없습니다 — 기존 회계 시스템에서 이어지는 번호가 필요하다면 문의 화면으로 팀에 알려 주세요.
승인 단계 (가게가 켠 경우)
모든 가게의 기본값은 승인을 요구하지 않음입니다 — "회계 문서 관리" 권한을 가진 직원이 바로 문서를 발행합니다. 번호가 붙기 전에 누군가 확인하기를 원하는 가게는 설정 → 회계에서 스위치를 켤 수 있습니다.
- 콘솔에서 "설정" 메뉴 → "회계" 탭으로 갑니다
- "승인 필수" 스위치를 켭니다 — 모든 거래 문서에 적용되며, 발주서만 예외입니다. 발주서에는 이미 자체 승인 단계가 있습니다
- 켜고 나면 모든 초안은 먼저 "승인 요청"을 눌러야 하고, "회계 문서 승인" 권한자가 승인하거나 (사유를 적어) 반려할 때까지 기다립니다
- 번호는 상태가 "승인됨"일 때만 매겨집니다 — 반려되면 고쳐서 다시 승인 요청해야 합니다
나중에 승인 단계를 꺼도 이미 승인·반려된 지난 문서의 이력이 지워지지는 않습니다 — 예전 상태는 그 문서에 언제나 그대로 보입니다.
문서를 다른 문서로 바꾸기
같은 내용을 다시 칠 필요가 없습니다 — 출처 문서(예: 손님이 수락한 견적서)를 열고 "…으로 변환"을 눌러 목적지를 고릅니다. 시스템은 현재 가격을 다시 계산하지 않고 "붙잡아 둔" 항목과 가격을 그대로 복사합니다(견적서를 낸 뒤 상품 가격이 바뀌어도 이미 변환된 문서에는 영향이 없습니다).
일부만 변환할 수도 있습니다. 예를 들어 청구서 한 장을 나눠 받는 금액에 맞춰 영수증 여러 장으로 쪼갤 수 있습니다 — 금액이 다 채워지면 시스템은 더 변환하지 못하게 막습니다(눌러도 아무 일이 없는 대신 버튼이 사라집니다).
선수금 증서
아직 끝나지 않은 견적서나 주문에서 선수금 증서를 낼 수 있습니다. 청구서로 낼지 영수증으로 낼지 고르고, 선수금 금액을 금액으로 직접 정하거나 출처 금액의 %로 정합니다 — 시스템에는 실제 금액을 넘는 선수금을 막는 상한이 있습니다. 그 일의 마지막 문서를 낼 때, 아직 차감되지 않은 선수금 증서를 열어 낼 금액에서 뺄 수 있습니다. "선수금 차감" 금액은 언제나 문서에 따로 표시되며 보통 매출과 섞이지 않습니다.
대변전표 — 번호가 매겨진 문서를 고치는 방법
번호가 매겨진 문서는 회계 원칙과 세법에 따라 직접 고칠 수 없습니다. 고치는 방법은 기존 문서를 가리키는 "대변전표"를 사유와 함께 발행하는 것입니다 — 기존 문서는 그대로 남고, 대변전표가 실제로 남은 금액을 줄입니다. 앞의 대변전표가 아직 취소되지 않았다면 같은 문서에 대변전표를 또 낼 수 없습니다.
문서 취소하기
아직 아무것도 참조하지 않는 문서만 취소할 수 있습니다(예: 아직 청구서로 변환되지 않은 견적서). 사유는 매번 적어야 합니다 — 취소된 문서는 표에서 사라지지 않고 "취소됨" 표시와 함께 언제나 남아 있습니다.
문서 발행자 정보
모든 문서 머리에 인쇄되는 이름, 주소, 납세자번호입니다. "설정" 메뉴 → "문서 발행자 정보"에서 정합니다 — 손님이 보는 가게 로고·커버 사진과는 다른 곳입니다.
| 발행자 유형 | 무엇을 넣을 수 있나 |
|---|---|
| 법인(주식회사·합자회사) | 13자리 납세자번호, 지점 번호, 등기 상호, 주소 — 다른 곳에서 발급하는 서류에 쓰기 위해 보관할 뿐, 시스템은 세금계산서를 인쇄하지 않습니다 |
| 개인 | 오늘은 납세자번호를 넣을 수 없습니다 — 그 번호가 주민등록번호에 해당하고, 시스템에 이 경우를 안전하게 확인·보관하는 절차가 아직 없기 때문입니다. 나머지 칸(이름, 주소)은 평소대로 넣을 수 있습니다 |
저장하기 전에 발행자 유형을 언제나 직접 골라야 합니다 — 시스템은 넘겨짚지 않고 법인을 기본값으로 미리 두지도 않습니다. 대충 저장을 눌러 잘못된 유형의 번호가 실제 문서에 인쇄되는 일을 막기 위해서입니다.
오늘은 아직 안 되는 것들
콘솔에는 전자세금계산서(e-Tax Invoice)를 태국 국세청으로 자동 전송하는 연결이 아직 없고, 문서에 묶이는 전자서명도 아직 없습니다 — 오늘 할 수 있는 일은 시스템에서 문서를 발행하고 직접 인쇄하거나 PDF로 저장하는 것입니다.