ออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ

เอกสาร 6 ประเภทในสายเดียวกัน

ทุกใบอยู่ในตารางเดียวกัน แยกด้วย "ประเภทเอกสาร" — สลับดูได้จากแท็บด้านบนของหน้ารายการ

ร่าง → ออกเอกสาร → เลขที่

เอกสารทุกใบเริ่มเป็น "ร่าง" เสมอ ระหว่างร่างแก้อะไรก็ได้ ตารางจะโชว์คำว่า "ยังไม่มีเลขที่ (ร่าง)" แทนเลขจริง — ระบบจะยังไม่รันเลขที่ให้จนกว่าจะกด "ออกเอกสาร" จริง ๆ (ไม่ใช่โชว์เลขล่วงหน้าแบบเดาไว้ก่อน) เมื่อออกแล้วสถานะเปลี่ยนเป็น "ออกแล้ว" (issued) และมีเลขที่ถาวร

รูปแบบเลขที่เอกสารเป็นเลขที่ระบบรันให้อัตโนมัติตามลำดับ ไม่มีช่องให้ตั้งรูปแบบเลขเองในคอนโซลวันนี้ — ถ้าต้องการเลขที่ต่อเนื่องจากระบบบัญชีเดิม ต้องแจ้งทีมงานผ่านหน้า ติดต่อ

ขั้นอนุมัติ (ถ้าร้านเปิดใช้)

ค่าเริ่มต้นของทุกร้านคือ ไม่บังคับอนุมัติ — พนักงานที่มีสิทธิ์ "จัดการเอกสารบัญชี" ออกเอกสารได้เลย ร้านที่ต้องการให้มีคนตรวจก่อนออกเลขจริง เปิดสวิตช์ได้ที่ตั้งค่า → บัญชี:

1. ไปที่เมนู "ตั้งค่า" → แท็บ "บัญชี" ในคอนโซล
2. เปิดสวิตช์ "บังคับอนุมัติ" — มีผลกับเอกสารซื้อขายทุกใบ ยกเว้นใบสั่งซื้อ ซึ่งมีขั้นอนุมัติแยกของตัวเองอยู่แล้ว
3. เมื่อเปิดแล้ว ทุกร่างต้องกด "ส่งอนุมัติ" ก่อน แล้วรอผู้มีสิทธิ์ "อนุมัติเอกสารบัญชี" กดอนุมัติหรือไม่อนุมัติ (พร้อมเหตุผล)
4. ออกเลขที่ได้ก็ต่อเมื่อสถานะเป็น "อนุมัติแล้ว" เท่านั้น — ถูกไม่อนุมัติแล้วต้องแก้และส่งอนุมัติใหม่

ปิดขั้นอนุมัติทีหลังไม่ได้ลบประวัติเอกสารเก่าที่เคยอนุมัติ/ไม่อนุมัติไปแล้ว — สถานะเก่ายังโชว์อยู่บนใบนั้นเสมอ

แปลงเอกสารจากใบหนึ่งไปอีกใบ

ไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลซ้ำ — เปิดใบต้นทาง (เช่น ใบเสนอราคาที่ลูกค้าตอบตกลงแล้ว) แล้วกด "แปลงเป็น…" เลือกปลายทาง ระบบจะคัดลอกรายการและราคาที่ "หยิบไว้" มาให้ ไม่ใช่คำนวณราคาปัจจุบันใหม่ (ราคาสินค้าที่เปลี่ยนไปหลังออกใบเสนอราคาจะไม่กระทบใบที่แปลงมาแล้ว)

แปลงได้บางส่วนก็ได้ เช่น ใบแจ้งหนี้ 1 ใบ แตกใบเสร็จหลายใบตามยอดที่ทยอยรับ — เมื่อแปลงจนครบยอดแล้ว ระบบจะไม่ให้แปลงซ้ำอีก (ปุ่มจะหายไปเอง ไม่ใช่กดแล้วเงียบ)

ใบมัดจำ

ออกใบมัดจำได้จากใบเสนอราคาหรือใบสั่งที่ยังไม่จบ เลือกออกเป็นใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จ กำหนดยอดมัดจำเป็นจำนวนเงินตรงหรือเป็น % ของยอดต้นทาง — ระบบมีเพดานกันไม่ให้ตั้งมัดจำเกินยอดจริง เมื่อออกใบสุดท้ายของงานนั้น เปิดใบมัดจำที่ยังไม่เคยถูกหักมาหักออกจากยอดที่ต้องจ่ายได้ ยอด "หักมัดจำแล้ว" จะโชว์แยกไว้บนใบเสมอ ไม่ปนกับยอดขายปกติ

ใบลดหนี้ — วิธีแก้เอกสารที่ออกเลขไปแล้ว

เอกสารที่ออกเลขแล้วแก้ตรงไม่ได้ (ตามหลักบัญชีและกฎหมายภาษี) วิธีแก้คือออก "ใบลดหนี้" อ้างอิงใบเดิม พร้อมเหตุผล — ใบเดิมยังอยู่ครบ แต่ใบลดหนี้จะลดยอดที่ถือว่าค้างอยู่จริง เอกสารหนึ่งใบออกใบลดหนี้ซ้ำไม่ได้ถ้าใบก่อนหน้ายังไม่ถูกยกเลิก

ยกเลิกเอกสาร

ยกเลิกได้เฉพาะเอกสารที่ยังไม่มีอะไรอ้างอิงต่อ (เช่น ใบเสนอราคาที่ยังไม่ถูกแปลงเป็นใบแจ้งหนี้) ต้องใส่เหตุผลทุกครั้ง — เอกสารที่ยกเลิกยังอยู่ในตารางเสมอ พร้อมป้าย "ยกเลิกแล้ว" ไม่ใช่หายไปจากประวัติ

ข้อมูลผู้ออกเอกสาร

ชื่อ ที่อยู่ และเลขผู้เสียภาษีที่พิมพ์บนหัวเอกสารทุกใบ ตั้งที่เมนู "ตั้งค่า" → "ข้อมูลผู้ออกเอกสาร" — คนละที่กับโลโก้/รูปปกหน้าร้านที่ลูกค้าเห็น

ต้องเลือกประเภทผู้ออกเองก่อนบันทึกเสมอ — ระบบไม่เดาให้และไม่ตั้งค่าเริ่มต้นเป็นนิติบุคคลไว้ล่วงหน้า เพื่อกันร้านที่กดบันทึกผ่าน ๆ แล้วเลขผิดประเภทหลุดไปพิมพ์บนเอกสารจริง

เรื่องที่ยังทำไม่ได้วันนี้

คอนโซลยังไม่มีการเชื่อมส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) ไปกรมสรรพากรโดยอัตโนมัติ และยังไม่มีลายเซ็นดิจิทัลผูกกับเอกสาร — สิ่งที่ทำได้วันนี้คือออกเอกสารในระบบและพิมพ์/บันทึกเป็น PDF เอง