KoratEin Beleg mit Nummer lässt sich nicht mehr bearbeiten
In dem Moment, in dem ein Beleg „ausgestellt“ wird, vergibt das System eine Nummer und friert jede Zeile dauerhaft ein — Menge, Preis oder Rabatt sind danach nicht mehr änderbar. Stimmt eine Zahl nicht, stell eine Gutschrift aus, statt den Beleg erneut zu öffnen und zu überschreiben.
Sechs Belegarten in einer Kette
Alle liegen in derselben Tabelle und unterscheiden sich durch die „Belegart“ — oben auf der Listenseite schaltest du über die Reiter zwischen ihnen um.
| Art | Wann du sie nimmst |
|---|---|
| Angebot (QT) | Ein Preis für die Kundschaft, bevor sie zusagt — noch keine buchhalterische Verpflichtung |
| Bestellung (PO) | Die Einkaufsseite — der Betrieb bestellt Ware, mit eigener Freigabestufe getrennt vom Schalter für Verkaufsbelege |
| Zahlungsaufstellung | Fasst die zu berechnenden Beträge zusammen, bevor eine echte Rechnung entsteht |
| Rechnung (INV) | Stellt der Kundschaft in Rechnung — ist keine Steuerrechnung — das System kann noch keine ausstellen (siehe Seite Steuer) |
| Quittung (RC) | Wird ausgestellt, sobald das Geld tatsächlich eingegangen ist |
| Gutschrift (CN) | Korrigiert den Betrag eines Belegs, der schon eine Nummer hat — siehe Abschnitt Gutschrift |
Entwurf → ausstellen → Belegnummer
Jeder Beleg beginnt immer als „Entwurf“ — solange er Entwurf ist, lässt sich alles ändern, und die Tabelle zeigt „Noch keine Nummer (Entwurf)“ statt einer echten Nummer. Eine Nummer vergibt das System erst, wenn du wirklich auf „Ausstellen“ drückst (es rät nie eine im Voraus). Nach dem Ausstellen wechselt der Status auf „Ausgestellt“, und die Nummer steht dauerhaft fest.
Das Format der Belegnummern vergibt das System automatisch und fortlaufend — ein Feld, um das Nummernformat in der Konsole selbst zu bestimmen, gibt es heute nicht. Soll die Nummerierung an ein vorhandenes Buchhaltungssystem anschließen, melde dich über die Seite Kontakt beim Team.
Freigabestufe (wenn der Betrieb sie einschaltet)
Voreingestellt ist in jedem Betrieb keine Freigabe nötig — wer das Recht „Buchhaltungsbelege verwalten“ hat, stellt direkt aus. Soll eine zweite Person prüfen, bevor eine echte Nummer vergeben wird, schaltest du das unter Einstellungen → Buchhaltung ein:
- In der Konsole ins Menü „Einstellungen“ → Reiter „Buchhaltung“ gehen
- „Freigabe verlangen“ einschalten — das betrifft jede Verkaufsbelegart außer Bestellungen, die schon eine eigene Freigabestufe haben
- Danach muss jeder Entwurf erst zur Freigabe geschickt werden und warten, bis jemand mit dem Recht „Buchhaltungsbelege freigeben“ ihn freigibt oder (mit Grund) ablehnt
- Ausstellen geht erst im Status „Freigegeben“ — bei Ablehnung muss der Beleg geändert und erneut zur Freigabe geschickt werden
Das spätere Ausschalten der Freigabe löscht die Historie der bereits freigegebenen oder abgelehnten Belege nicht — ihr alter Status bleibt dauerhaft am Beleg sichtbar.
Einen Beleg in einen anderen umwandeln
Nichts muss neu getippt werden — öffne den Ausgangsbeleg (etwa ein Angebot, dem die Kundschaft zugestimmt hat), drück auf „Umwandeln in …“ und wähl das Ziel. Das System übernimmt die Posten und den Preis, der damals festgehalten wurde, nicht einen frisch gerechneten aktuellen Preis (eine Preisänderung nach dem Angebot wirkt sich auf einen daraus umgewandelten Beleg nicht mehr aus).
Auch eine teilweise Umwandlung ist erlaubt — etwa eine Rechnung, die sich über die Zeit in mehrere Quittungen aufteilt, während das Geld eintrudelt. Ist alles umgewandelt, lässt das System kein weiteres Umwandeln zu (der Knopf verschwindet einfach, statt gedrückt zu werden und zu schweigen).
Anzahlungsrechnung
Eine Anzahlung stellst du aus einem Angebot oder einem noch offenen Auftrag aus — wahlweise als Rechnung oder als Quittung, mit der Anzahlung als festem Betrag oder als % der Ausgangssumme. Das System deckelt das so, dass keine Anzahlung größer als die tatsächliche Summe entsteht. Beim Abschlussbeleg des Auftrags kannst du eine noch nicht verrechnete Anzahlung abziehen — die „verrechnete Anzahlung“ steht immer getrennt auf dem Beleg und wird nie in die normalen Umsatzzahlen gemischt.
Gutschrift — so korrigierst du einen Beleg mit Nummer
Ein Beleg mit Nummer lässt sich nicht direkt ändern (so verlangen es kaufmännische Grundsätze und Steuerrecht). Der Weg ist eine „Gutschrift“, die sich mit Grund auf den Ursprungsbeleg bezieht — der Ursprungsbeleg bleibt unversehrt, die Gutschrift mindert aber den noch offenen Betrag. Zu einem Beleg kann es nicht mehr als eine aktive Gutschrift geben, solange die vorige nicht storniert wurde.
Einen Beleg stornieren
Stornieren geht nur bei einem Beleg, auf den sich noch nichts anderes bezieht (etwa ein Angebot, das noch nicht in eine Rechnung umgewandelt wurde), und immer nur mit Grund. Ein stornierter Beleg bleibt in der Tabelle stehen, markiert mit „Storniert“ — er verschwindet nie aus der Historie.
Angaben zum Aussteller
Name, Anschrift und Steuernummer, die im Kopf jedes Belegs stehen, setzt du unter „Einstellungen“ → „Angaben zum Aussteller“ — ein anderer Ort als Logo und Titelbild, die Kundschaft auf der Betriebsseite sieht.
| Art des Ausstellers | Was sich eintragen lässt |
|---|---|
| Juristische Person (Gesellschaft/Personengesellschaft) | 13-stellige Steuernummer, Filialnummer, eingetragener Name, Anschrift — wird für Dokumente aufbewahrt, die Sie anderswo ausstellen — das System druckt keine Steuerrechnungen |
| Natürliche Person (Einzelperson) | Eine Steuernummer lässt sich heute noch nicht eintragen — diese Nummer ist die Ausweisnummer, und für diesen Fall gibt es noch keinen sicheren Weg zur Prüfung und Speicherung. Die übrigen Felder (Name, Anschrift) lassen sich normal ausfüllen |
Die Art des Ausstellers musst du vor dem Speichern selbst wählen — das System rät nie und stellt nicht vorab auf „juristische Person“, damit bei schnellem Durchklicken nicht die falsche Nummernart auf einem echten gedruckten Beleg landet.
Was heute nicht geht
Die Konsole übermittelt noch keine elektronischen Steuerrechnungen (e-Tax Invoice) automatisch an die thailändische Finanzverwaltung, und Belege tragen noch keine digitale Signatur — möglich ist heute, den Beleg im System auszustellen und selbst zu drucken oder als PDF zu sichern.