أصدِر عرض السعر والفاتورة والإيصال

ستّة أنواع من المستندات في مسار واحد

كلها في جدول واحد، يفرّق بينها «نوع المستند» — وتبدّل العرض من التبويبات في أعلى صفحة القائمة.

مسوّدة ← إصدار ← رقم

يبدأ كل مستند «مسوّدة» دائمًا، وتعدّل فيه ما شئت وهو مسوّدة، ويعرض الجدول عبارة «بلا رقم بعد (مسوّدة)» بدل الرقم الحقيقي — فلا يمنح النظام رقمًا حتى تضغط «إصدار» فعلًا، ولا يعرض رقمًا مُخمَّنًا مسبقًا. وبعد الإصدار تصير الحالة «صادر» (issued) ويثبت الرقم نهائيًا.

صيغة الرقم يولّدها النظام تلقائيًا بالتسلسل، ولا يوجد في اللوحة اليوم حقل تضبط فيه صيغتك الخاصة — فإن أردت ترقيمًا متّصلًا بنظامك المحاسبي القديم فأبلغ الفريق من صفحة اتصل بنا

خطوة الاعتماد (إن فعّلها المتجر)

الوضع الافتراضي لكل متجر هو بلا اعتماد إلزامي — فالموظّف الذي يملك صلاحية «إدارة المستندات المحاسبية» يُصدر مباشرة. والمتجر الذي يريد مراجعًا قبل منح الرقم يفعّل المفتاح من الإعدادات ← المحاسبة:

1. اذهب إلى «الإعدادات» ← تبويب «المحاسبة» في اللوحة
2. فعّل مفتاح «اعتماد إلزامي» — ويسري على كل مستندات البيع إلا أمر الشراء الذي له مسار اعتماد خاص به أصلًا
3. وبعد التفعيل، تُرسَل كل مسوّدة بـ«طلب اعتماد»، ثم ينتظر صاحب صلاحية «اعتماد المستندات المحاسبية» ليعتمد أو يرفض (مع ذكر السبب)
4. ولا يصدر الرقم إلا والحالة «معتمد» — وإن رُفض فصحّحه وأعد إرساله للاعتماد

وإيقاف المفتاح لاحقًا لا يمحو تاريخ المستندات التي اعتُمدت أو رُفضت — فالحالة القديمة تبقى ظاهرة على المستند دائمًا

تحويل مستند إلى آخر

لا حاجة إلى إعادة الكتابة — افتح المستند المصدر (مثل عرض سعر وافق عليه الزبون) واضغط «حوّل إلى…» واختر الوجهة، فينسخ النظام البنود والأسعار «المثبّتة» كما هي، ولا يعيد حساب السعر الحالي. (فتغيّر سعر الصنف بعد إصدار عرض السعر لا يمسّ المستند المحوَّل.)

ويجوز التحويل الجزئي، كأن تُقسَّم فاتورة واحدة إلى عدّة إيصالات بحسب الدفعات المستلمة — وحين يكتمل المبلغ يمنع النظام تحويلًا آخر (ويختفي الزرّ من نفسه، لا أن يُضغط في صمت).

سند العربون

يُصدَر سند العربون من عرض سعر أو أمر لم يُغلق بعد، وتختار إصداره فاتورةً أو إيصالًا، وتحدّد مبلغ العربون مبلغًا مباشرًا أو نسبة مئوية من مبلغ المستند المصدر — وفي النظام سقف يمنع عربونًا يتجاوز المبلغ الحقيقي. وعند إصدار المستند الأخير لذلك العمل، تستدعي سندات العربون التي لم تُخصم بعد فتُنزَل من المبلغ المستحقّ. ويظهر بند «مخصوم عربونًا» منفصلًا على المستند دائمًا، لا مختلطًا بالمبيعات المعتادة.

الإشعار الدائن — كيف تصحّح مستندًا صدر برقم

المستند الذي صدر برقم لا يُعدَّل مباشرة (وفق الأصول المحاسبية وقانون الضريبة)، والتصحيح يكون بإصدار «إشعار دائن» يشير إلى المستند الأصلي ويذكر السبب — فيبقى الأصل كاملًا، ويخفض الإشعار المبلغ المعتبَر مستحقًّا فعلًا. ولا يُصدَر إشعار دائن ثانٍ لمستند واحد ما لم يُلغَ السابق.

إلغاء مستند

لا يُلغى إلا مستند لم يُشِر إليه شيء بعد (مثل عرض سعر لم يُحوَّل إلى فاتورة)، ويجب ذكر السبب في كل مرة — ويبقى المستند الملغى في الجدول دائمًا بوسم «ملغى»، ولا يختفي من السجل.

بيانات جهة الإصدار

الاسم والعنوان والرقم الضريبي المطبوعة في ترويسة كل مستند، وتُضبط من «الإعدادات» ← «بيانات جهة الإصدار» — وهي غير الشعار وصورة غلاف المتجر التي يراها الزبون

عليك اختيار نوع جهة الإصدار بنفسك قبل الحفظ دائمًا — فالنظام لا يخمّن ولا يضع «شخص اعتباري» قيمةً افتراضية، منعًا لأن يضغط أحدهم الحفظ سريعًا فيخرج رقم من نوع خاطئ مطبوعًا على مستند حقيقي.

ما لا يمكن فعله اليوم

لا تملك اللوحة بعد ربطًا يرسل الفاتورة الضريبية الإلكترونية (e-Tax Invoice) إلى دائرة الإيرادات التايلاندية تلقائيًا، ولا توقيعًا رقميًا مرتبطًا بالمستند — والمتاح اليوم هو إصدار المستند داخل النظام وطباعته أو حفظه بصيغة PDF بنفسك.