見積書、請求書、領収書を発行する

同じ流れの中にある6種類の書類

すべての書類は同じ表にあり、「書類の種類」で分かれます。一覧ページ上部のタブで切り替えられます。

下書き → 発行 → 番号

すべての書類は必ず「下書き」から始まります。下書きのあいだは何でも編集でき、表には実際の番号の代わりに「番号未採番（下書き）」と表示されます。実際に「発行」を押すまで、システムは番号を採番しません（先回りして推測した番号を見せることはしません）。発行すると、ステータスが「発行済み」に変わり、恒久的な番号が付きます。

書類番号の形式はシステムが順番に自動採番するもので、現在のコンソールには番号形式を自分で設定する欄はありません。従来の会計システムから連番を引き継ぎたい場合は、お問い合わせのページからチームにご連絡ください。

承認の段階（店舗が有効にした場合）

すべての店舗の既定値は承認を必須としないです。「会計書類を管理」の権限を持つスタッフがそのまま書類を発行できます。実際に採番する前に誰かの確認を挟みたい店舗は、設定 → 会計でスイッチを入れられます。

1. コンソールの「設定」メニュー →「会計」タブを開きます
2. 「承認を必須にする」のスイッチを入れます。発注書を除くすべての売買書類に適用されます。発注書には、すでに独自の承認の段階があるためです
3. 有効にすると、すべての下書きは先に「承認へ提出」を押す必要があり、「会計書類を承認」の権限を持つ人が承認または却下（理由付き）するのを待ちます
4. 採番できるのは、ステータスが「承認済み」になったときだけです。却下された場合は、修正して再度承認に提出します

あとから承認の段階を無効にしても、すでに承認・却下された過去の書類の履歴は消えません。過去のステータスは常にその書類に表示され続けます。

ある書類を別の書類に変換する

同じ内容を入力し直す必要はありません。元の書類（お客さまが承諾した見積書など）を開いて「…に変換」を押し、変換先を選びます。システムは明細と「そのとき確定した」金額を複製し、現在の価格で計算し直すことはありません（見積書の発行後に商品の価格が変わっても、変換した書類には影響しません）。

一部だけ変換することもできます。たとえば1枚の請求書から、分割入金に応じて複数の領収書に分けられます。金額を全部変換し終えると、システムはそれ以上の変換を許可しません（ボタンが自動的に消えます。押しても黙って何も起きないわけではありません）。

手付金の書類

まだ完了していない見積書や注文から、手付金の書類を発行できます。請求書として出すか領収書として出すかを選び、手付金の額は金額そのものか、元の金額に対する％で指定します。実際の金額を超える手付金を設定できないよう、システムには上限があります。その案件の最後の書類を出すときに、まだ差し引いていない手付金の書類を開いて、支払うべき金額から差し引けます。「手付金を差し引き済み」の額は常に書類上に分けて表示され、通常の売上と混ざることはありません。

訂正書——採番済みの書類を直す方法

採番済みの書類は（会計の原則と税法上）直接修正できません。直す方法は、元の書類を参照する「訂正書」を理由とともに発行することです。元の書類はそのまま残りますが、訂正書が実際の残債とみなされる金額を減らします。1枚の書類について、前の訂正書が取り消されていない限り、重ねて訂正書を発行することはできません。

書類を取り消す

取り消せるのは、まだ何からも参照されていない書類だけです（請求書に変換されていない見積書など）。理由は毎回必ず入力します。取り消した書類は履歴から消えるのではなく、「取消済み」のラベル付きで常に表に残ります。

発行者の情報

すべての書類の上部に印字される名称、住所、納税者番号です。「設定」メニュー →「発行者の情報」で設定します。お客さまが見る店舗のロゴやカバー画像とは別の場所です。

保存の前に、発行者の種別を必ず自分で選んでください。システムは推測せず、あらかじめ法人を既定値に設定することもしません。よく見ずに保存を押した店舗で、種別の誤った番号が実際の書類に印字されてしまうのを防ぐためです。

現時点でできないこと

コンソールには、電子インボイス（e-Tax Invoice）をタイ歳入局へ自動送信する連携がまだなく、書類に紐づくデジタル署名もまだありません。現時点でできるのは、システム内で書類を発行し、自分で印刷またはPDFとして保存することです。