KoratUn documento ya numerado no se puede editar
En cuanto un documento se "emite" (issued), el sistema le corre el número y congela para siempre las cifras de cada línea — ya no se pueden cambiar cantidades, precios ni descuentos hacia atrás. Si una cifra está mal hay que emitir una nota de crédito para corregirla, no abrir el documento original y escribir encima.
Seis tipos de documento en la misma familia
Todos viven en la misma tabla y se distinguen por el "tipo de documento" — se cambia de vista con las pestañas de arriba de la lista.
| Tipo | Cuándo se usa |
|---|---|
| Cotización (QT) | Proponerle un precio al cliente antes de cerrar la venta — todavía no es un compromiso contable |
| Orden de compra (PO) | El lado de "comprar" — el negocio pide mercancía y tiene su propio circuito de aprobación, aparte del interruptor de aprobación de los documentos de venta |
| Estado de cuenta | Reúne los importes por cobrar antes de emitir la factura de cobro |
| Factura de cobro (INV) | Le cobra al cliente — no es un comprobante fiscal — el sistema todavía no puede emitirlo (ver la página de impuestos) |
| Recibo (RC) | Se emite cuando el dinero ya entró de verdad |
| Nota de crédito (CN) | Corrige el importe de un documento ya numerado — ver la sección de notas de crédito |
Borrador → emitir → número
Todo documento empieza siempre como "borrador"; mientras lo sea se puede cambiar cualquier cosa, y la tabla muestra "sin número (borrador)" en lugar de un número real — el sistema no corre el número hasta que pulsas "emitir" de verdad (no enseña un número adivinado por adelantado). Una vez emitido, el estado pasa a "emitido" (issued) y el número es definitivo.
El formato del número lo corre el sistema en orden automático; hoy la consola no tiene un campo para definir tu propio formato — si necesitas continuar la numeración de tu sistema contable anterior, escríbele al equipo desde Contacto
Paso de aprobación (si el negocio lo activa)
Por defecto, todos los negocios arrancan sin aprobación obligatoria — quien tenga el permiso de gestionar documentos contables emite directo. El negocio que quiera revisión antes de correr el número puede activar el interruptor en configuración → contabilidad:
- Entra al menú "Configuración" → pestaña "Contabilidad" de la consola
- Activa el interruptor "aprobación obligatoria" — afecta a todos los documentos de venta, menos la orden de compra, que ya tiene su propio circuito de aprobación
- Con eso activo, cada borrador hay que "enviarlo a aprobación" y esperar a que alguien con el permiso de aprobar documentos contables lo apruebe o lo rechace (con motivo)
- El número solo se corre cuando el estado es "aprobado" — si se rechaza, hay que corregir y volver a enviarlo
Apagar la aprobación más adelante no borra el historial de lo ya aprobado o rechazado — ese estado sigue visible en cada documento
Convertir un documento en otro
No hay que volver a escribir nada — abre el documento de origen (por ejemplo la cotización que el cliente aceptó), pulsa "convertir en…" y elige el destino: el sistema copia las partidas y los precios "tal como quedaron", no recalcula el precio actual (si el precio del producto cambió después de la cotización, no afecta al documento convertido).
También se puede convertir por partes, por ejemplo una factura de cobro repartida en varios recibos según se va cobrando — cuando ya se convirtió el importe completo, el sistema no deja convertir de nuevo (el botón desaparece solo, no se queda callado al pulsarlo).
Anticipos
El anticipo se emite desde una cotización o un pedido todavía abierto, y puedes elegir emitirlo como factura de cobro o como recibo, con el importe fijado como monto directo o como % del total de origen — el sistema pone un tope para que el anticipo no supere el importe real. Al emitir el documento final de ese trabajo, puedes descontar los anticipos que aún no se hayan aplicado. El importe "anticipos aplicados" siempre sale por separado en el documento, sin mezclarse con la venta normal.
Nota de crédito — cómo corregir un documento ya numerado
Un documento numerado no se corrige directamente (por principios contables y por ley fiscal). La forma de corregirlo es emitir una "nota de crédito" que referencie el documento original, con su motivo — el original queda intacto, pero la nota reduce el importe que se considera realmente pendiente. Un mismo documento no admite una segunda nota de crédito mientras la anterior no se haya anulado.
Anular un documento
Solo se anula un documento al que nada más apunte todavía (por ejemplo una cotización que aún no se convirtió en factura). Siempre hay que poner el motivo — un documento anulado sigue apareciendo en la tabla con la etiqueta "anulado"; no desaparece del historial.
Datos del emisor
El nombre, el domicilio y el número de contribuyente que se imprimen en el encabezado de todos los documentos se configuran en el menú "Configuración" → "Datos del emisor" — es otro lugar, distinto del logo y la portada que ve el cliente
| Tipo de emisor | Qué se puede capturar |
|---|---|
| Persona jurídica (empresa o sociedad) | Número de contribuyente (en Tailandia, 13 dígitos), número de sucursal, razón social y domicilio — se guardan para los documentos que emita por otra vía — el sistema no imprime comprobantes fiscales |
| Persona física | Hoy todavía no se puede capturar el número de contribuyente — en ese caso ese número es el del documento de identidad, y el sistema aún no tiene un procedimiento para verificarlo y guardarlo con seguridad. Los demás campos (nombre, domicilio) se capturan con normalidad. |
Siempre hay que elegir el tipo de emisor antes de guardar — el sistema no adivina ni deja preseleccionada "persona jurídica", para evitar que un negocio guarde de corrido y termine imprimiendo un número del tipo equivocado en documentos reales.
Lo que todavía no se puede hacer
La consola todavía no envía comprobantes fiscales electrónicos a la agencia tributaria de forma automática (en Tailandia, el e-Tax Invoice del Departamento de Rentas) y todavía no hay firma digital ligada al documento — lo que sí se puede hacer hoy es emitir el documento en el sistema e imprimirlo o guardarlo en PDF por tu cuenta.