KoratДокумент с присвоенным номером не редактируется
Как только документ «выставлен» (issued), система присваивает ему номер и навсегда фиксирует все строки: ни количество, ни цену, ни скидку задним числом изменить нельзя. Если сумма ошибочна, выпишите кредит-ноту, а не открывайте прежний документ, чтобы его переписать.
Шесть видов документов в одной цепочке
Все документы лежат в одной таблице и различаются «видом документа» — переключаться между ними можно вкладками наверху списка.
| Вид | Когда применяется |
|---|---|
| Коммерческое предложение (QT) | Предложить цену клиенту до сделки — бухгалтерского обязательства ещё не создаёт |
| Заказ поставщику (PO) | Сторона закупки: заведение заказывает товар себе. У него своё согласование, отдельное от переключателя согласования документов продажи |
| Счёт на оплату (предварительный) | Свести суммы к выставлению до выписки настоящего счёта |
| Счёт (INV) | Требование оплаты клиенту — это не налоговый документ, и система пока не умеет его выставлять (см. раздел «Налоги») |
| Документ об оплате (RC) | Выписывается после фактического получения денег |
| Кредит-нота (CN) | Исправление суммы уже пронумерованного документа — см. раздел о кредит-ноте |
Черновик → выставление → номер
Любой документ начинается с черновика, и пока он черновик, менять можно всё. В таблице вместо номера стоит «Номера нет (черновик)»: система не присваивает номер, пока не нажата кнопка «Выставить», и не показывает предполагаемый номер заранее. После выставления статус меняется на «выставлен» (issued) и номер закрепляется навсегда.
Формат номера система задаёт сама, по порядку: поля для собственного формата нумерации в консоли сегодня нет. Если нужна сквозная нумерация из вашей прежней бухгалтерской системы, напишите команде через страницу Контакты.
Согласование (если заведение его включило)
По умолчанию у всех согласование не требуется: сотрудник с правом «управление бухгалтерскими документами» выставляет документ сразу. Если вы хотите, чтобы кто-то проверял документ до присвоения номера, включите переключатель в настройках:
- Откройте в консоли «Настройки» → вкладка «Бухгалтерия»
- Включите переключатель «Требовать согласование» — он действует на все документы продажи, кроме заказа поставщику, у которого своё согласование
- После включения каждый черновик нужно отправить на согласование, а обладатель права «согласование бухгалтерских документов» утверждает его или отклоняет с указанием причины
- Номер присваивается только документу в статусе «согласован»: отклонённый нужно исправить и отправить на согласование заново
Выключение согласования позже не стирает историю прежних документов: отметки о согласовании и отказах остаются на них навсегда.
Превратить один документ в другой
Заново набирать ничего не нужно: откройте исходный документ (например, принятое клиентом предложение), нажмите «Преобразовать в…» и выберите вид. Система перенесёт строки и зафиксированные цены, а не пересчитает их по текущему прайсу: цены, изменившиеся после выставления предложения, на уже преобразованный документ не влияют.
Преобразовать можно и частично: по одному счёту выписать несколько документов об оплате по мере поступления денег. Когда вся сумма закрыта, повторное преобразование становится невозможным — кнопка просто исчезает, а не молчит в ответ на нажатие.
Счёт на предоплату
Выписывается из предложения или незакрытого заказа, в виде счёта или документа об оплате. Сумму предоплаты задают либо числом, либо процентом от исходной суммы, и система не даст превысить настоящую сумму. При выписке финального документа по той же работе неиспользованную предоплату можно вычесть из суммы к оплате: строка «зачтена предоплата» всегда показывается отдельно и не смешивается с обычной выручкой.
Кредит-нота — как исправить пронумерованный документ
Пронумерованный документ нельзя изменить напрямую — так требуют и бухгалтерские правила, и налоговое законодательство. Исправление делается кредит-нотой со ссылкой на исходный документ и указанием причины: исходный остаётся целым, а кредит-нота уменьшает сумму, считающуюся к оплате. Выписать вторую кредит-ноту на тот же документ нельзя, пока предыдущая не отменена.
Отмена документа
Отменить можно только документ, на который ещё ничто не ссылается (например, предложение, не превращённое в счёт). Причина обязательна всегда. Отменённый документ остаётся в таблице с пометкой «отменён» — из истории он не исчезает.
Реквизиты выставителя документов
Название, адрес и налоговый номер, которые печатаются в шапке каждого документа, задаются в меню «Настройки» → «Реквизиты выставителя документов». Это не то же самое, что логотип и обложка, которые видит клиент.
| Тип выставителя | Что можно заполнить |
|---|---|
| Юридическое лицо (компания, товарищество) | 13-значный налоговый номер, номер филиала, наименование по реестру, адрес — хранятся для документов, которые вы выставляете в другом месте, — система не печатает налоговые документы |
| Физическое лицо | Налоговый номер сегодня вписать нельзя: в этом случае он совпадает с номером удостоверения личности, а безопасной процедуры проверки и хранения таких данных в системе пока нет. Остальные поля (имя, адрес) заполняются как обычно |
Тип выставителя всегда выбирается вручную: система его не угадывает и не подставляет «юридическое лицо» по умолчанию — чтобы у заведения, которое нажало «сохранить» не глядя, номер неверного типа не попал на настоящий документ.
Чего сегодня сделать нельзя
В консоли нет автоматической передачи электронных налоговых документов (e-Tax Invoice) в налоговую службу и нет цифровой подписи, привязанной к документу. Сегодня доступно выставление документа в системе и его печать или сохранение в PDF своими силами.