KoratUn document numéroté ne se modifie plus
Dès qu’un document est « émis » (issued), le système lui attribue un numéro et fige définitivement chaque ligne — impossible de revenir sur une quantité, un prix ou une remise. Si un montant est faux, il faut émettre un avoir pour le corriger, et non rouvrir le document d’origine pour l’écraser.
6 types de documents, une seule chaîne
Tous les documents vivent dans le même tableau, distingués par leur « type » — les onglets en haut de la liste permettent de passer de l’un à l’autre.
| Type | Quand l’utiliser |
|---|---|
| Devis (QT) | Proposer un prix au client avant l’accord — pas encore d’engagement comptable |
| Bon de commande (PO) | Côté « achat » — le commerce commande des marchandises ; il possède son propre circuit de validation, distinct de l’interrupteur de validation des documents de vente |
| Relevé à facturer | Regrouper les montants à réclamer avant d’émettre la facture réelle |
| Facture (INV) | Réclamer le paiement au client — ce n’est pas une facture fiscale — le système ne peut pas encore en émettre (voir la page TVA) |
| Reçu (RC) | Émis une fois l’argent réellement encaissé |
| Avoir (CN) | Corriger le montant d’un document déjà numéroté — voir la section sur les avoirs |
Brouillon → émission → numéro
Tout document commence toujours en « brouillon » ; tant qu’il est au brouillon, tout est modifiable et le tableau affiche « Sans numéro (brouillon) » à la place d’un numéro réel — le système n’attribue le numéro qu’au moment où vous touchez « Émettre » (il n’affiche pas un numéro deviné à l’avance). Une fois émis, le statut passe à « émis » (issued) et le numéro devient définitif.
La numérotation est attribuée automatiquement par le système, dans l’ordre ; la console ne propose aujourd’hui aucun champ pour définir son propre format de numéro — si vous avez besoin de continuer la série de votre ancien logiciel de comptabilité, il faut passer par la page Contact.
Circuit de validation (si le commerce l’active)
Par défaut, chez tous les commerces, aucune validation n’est imposée — un employé ayant le droit « gérer les documents comptables » émet directement. Le commerce qui veut un contrôle avant l’attribution du numéro active l’interrupteur dans Réglages → Comptabilité :
- Menu « Réglages » → onglet « Comptabilité » dans la console
- Activez « Validation obligatoire » — cela s’applique à tous les documents commerciaux sauf le bon de commande, qui a déjà son propre circuit
- Une fois activé, chaque brouillon doit passer par « Envoyer en validation », puis attendre qu’une personne ayant le droit « valider les documents comptables » approuve ou refuse (avec un motif)
- Le numéro ne peut être attribué que si le statut est « validé » — après un refus, il faut corriger et renvoyer en validation
Désactiver la validation plus tard n’efface pas l’historique des documents déjà approuvés ou refusés — l’ancien statut reste affiché sur le document.
Convertir un document en un autre
Pas besoin de resaisir quoi que ce soit — ouvrez le document source (un devis accepté par le client, par exemple) et touchez « Convertir en… » puis choisissez la cible : le système recopie les lignes et les prix « figés » au lieu de recalculer les prix du jour (un prix modifié après l’émission du devis n’affecte pas le document converti).
La conversion peut être partielle : une facture peut donner plusieurs reçus, au fil des encaissements — une fois le montant entièrement converti, le système interdit une conversion de plus (le bouton disparaît de lui-même, il ne reste pas là à ne rien faire).
Acomptes
Un acompte s’émet depuis un devis ou une commande non soldée, sous forme de facture ou de reçu, avec un montant fixe ou un pourcentage du montant source — un plafond empêche de dépasser le montant réel. Au moment du document final, les acomptes non encore déduits peuvent être imputés sur le solde à payer : le montant « acompte déduit » apparaît toujours séparément sur le document, jamais mélangé au chiffre d’affaires ordinaire.
L’avoir — comment corriger un document déjà numéroté
Un document numéroté ne se corrige pas directement (règle comptable et fiscale) : la bonne méthode est d’émettre un « avoir » qui référence le document d’origine, avec un motif — l’original reste intact, mais l’avoir réduit le montant considéré comme réellement dû. Un même document ne peut pas recevoir un second avoir tant que le précédent n’est pas annulé.
Annuler un document
L’annulation n’est possible que pour un document qu’aucun autre ne référence encore (un devis pas encore converti en facture, par exemple), et un motif est obligatoire à chaque fois — un document annulé reste dans le tableau avec l’étiquette « annulé », il ne disparaît pas de l’historique.
Identité de l’émetteur
Le nom, l’adresse et le numéro fiscal imprimés en tête de chaque document se règlent dans le menu « Réglages » → « Identité de l’émetteur » — ce n’est pas le même endroit que le logo et la photo de couverture vus par les clients.
| Type d’émetteur | Ce qu’on peut saisir |
|---|---|
| Personne morale (société, partenariat) | Numéro d’identification fiscale à 13 chiffres, numéro d’établissement, raison sociale, adresse — conservés pour les documents que vous émettez par ailleurs — le système n’imprime pas de facture fiscale |
| Personne physique | Le numéro fiscal ne peut pas encore être saisi aujourd’hui — dans ce cas, ce numéro est le numéro de carte d’identité, et le système n’a pas encore de procédure de vérification et de conservation sécurisée pour cette donnée. Les autres champs (nom, adresse) se saisissent normalement |
Le type d’émetteur doit être choisi explicitement avant d’enregistrer — le système ne devine pas et ne présélectionne pas « personne morale », afin qu’un commerce qui valide trop vite ne se retrouve pas avec un numéro du mauvais type imprimé sur de vrais documents.
Ce qui n’est pas encore possible aujourd’hui
La console ne transmet pas encore automatiquement de facture fiscale électronique (e-Tax Invoice) à l’administration fiscale thaïlandaise, et aucune signature numérique n’est attachée aux documents — ce qui est possible aujourd’hui, c’est d’émettre le document dans le système puis de l’imprimer ou de l’enregistrer soi-même en PDF.