KoratPersonen einladen
Im Reiter „Team“ kann jede Person mit dem Recht team.manage (Inhaberin, Inhaber, Leitung) jemanden neu hinzufügen, ihr sofort eine Startrolle geben (etwa Leitung, Service, Küche, Kasse, Lager, Rezeption, Technik, Housekeeping, Vertrieb) und danach auf der Seite „Rollen und Rechte“ die Rechte je Person feinjustieren.
Rollen und Rechte
Zwei Ebenen, die du auseinanderhalten musst:
- Voreinstellungen der Rolle (etwa was „Leitung“ standardmäßig bekommt) sind ein systemweites Verzeichnis, das keinem einzelnen Betrieb gehört — nur ansehbar, aus einem Betrieb heraus nicht änderbar
- Rechte je Person setzt du hier wirklich — einzelne Rechte für eine Person ankreuzen. Nach dem Speichern gilt für sie ab dann ihr „Recht je Person“ statt der Rollenvoreinstellung, und der Wert der Rolle wird nicht mehr gelesen, bis du „Auf Rollenvoreinstellung zurücksetzen“ drückst
Rechte setzen, Schritt für Schritt
- Oben in der Leiste die Person wählen, die eingerichtet werden soll
- In der Tabelle darunter Rechte an- und abhaken, gruppiert nach Bereich: Team, Finanzen, Laden, Restaurant, Unterkunft, Dienstleistungen, Einzelhandel, Buchhaltung, Anlagen, Einkauf, Projekte, Fertigung, Automatik, Mitgliedschaften, Veranstaltungen, Parken, Bots
- „Rechte speichern“ drücken
Regeln, die du vor dem Setzen kennen musst
- Du kannst niemandem mehr geben, als du selbst hast — ein Recht, das dir fehlt, ist gesperrt, mit dem Hinweis „Du hast dieses Recht selbst nicht, also kannst du es auch nicht weitergeben“
- Die eigene Zeile kannst du auf dieser Seite nicht ändern — das muss eine andere Person mit Inhaberrechten tun, damit sich niemand selbst aussperrt
- Wem der Betrieb gehört, hat allein dadurch jedes Recht — die Zeile der Inhaberin oder des Inhabers in dieser Tabelle zu ändern bewirkt nichts
- Das Recht „Rechte von Mitgliedern ändern“ (team.permissions) liegt allein bei der Inhaberschaft und lässt sich nicht weitergeben
Organigramm
Der Aufbau der Abteilungen, die Berichtslinie und die Stufen der Positionen — das Schaubild darf jede Person im Team jederzeit ansehen, dafür braucht es kein besonderes Recht. Aber Abteilungen anzulegen, zu ändern oder jemanden im Schaubild zu verschieben, verlangt das Recht team.manage, anders als „Rollen und Rechte“, wo es darum geht, wer welchen Knopf drücken darf — dieses Schaubild sagt nur, wer in welcher Abteilung ist und wem berichtet, und hat mit Nutzungsrechten nichts zu tun.
Das System verhindert automatisch Kreise (Abteilungen, die sich gegenseitig im Ring referenzieren) und blockiert zu tiefe Strukturen — scheitert ein Verschieben, prüf, ob dabei ein Kreis entstünde oder es zu tief würde.
Mitarbeiterausweise
Sehen, wer einen Ausweis hat, ihn sperren, wiederherstellen oder einen verlorenen für ungültig erklären. Verlangt das Recht team.manage.
Es gibt keinen Knopf „Ausweis anlegen“
Ein Ausweis entsteht automatisch, wenn eine Person ihren eigenen Ausweis zum ersten Mal öffnet — eine Zeile ohne Ausweis in dieser Tabelle ist kein Fehler, sie heißt nur, dass diese Person nie einen geöffnet hat. Die Verwaltungsknöpfe (sperren, wiederherstellen, ungültig) erscheinen nur bei Personen, die schon einen haben.
- Sperren — vorübergehend, später wiederherstellbar
- Ungültig — dauerhaft tot; ein neuer Ausweis entsteht erst, wenn diese Person das nächste Mal einen öffnet
Das Scannen oder Eintippen eines Tokens, um zu prüfen, ob ein Ausweis echt und nicht für ungültig erklärt ist, passiert auf der Seite „Ausweis prüfen“ — das darf jede Person im Team, ohne besonderes Recht.
Stempelzeit — Arbeitszeitmodelle und echte Stempelungen
Zwei getrennte, aber verbundene Bildschirme:
- Arbeitszeit — legt das Stempelmodell des Betriebs fest (feste Anfangs- und Endzeiten oder ein flexibles Stundenkontingent). Das eigene Modell darf jede Person ansehen; ein Modell zu ändern verlangt team.manage
- Stempelprotokoll — die echte tägliche Aufzeichnung von Kommen und Gehen, Grundlage der geschätzten Lohnzahlen
Ein Stempeleintrag lässt sich nicht direkt ändern
Niemand kann den eigenen Stempeleintrag ändern, auch nicht die Inhaberschaft — eine falsche Stempelung wird nur über die Seite „Stempelzeit korrigieren“ berichtigt (Antrag mit Grund stellen, dann gibt eine vorgesetzte Person in der Berichtslinie dieser Person frei). Das System hält immer fest, wer wann und warum geändert hat — eine stille Änderung gibt es nicht.
Wer einen Korrekturantrag freigeben darf, rechnet das System aus der Berichtslinie aus (dem Organigramm oben), nicht einfach daraus, wer team.manage hat — eine vorgesetzte Person außerhalb dieser Linie oder die antragstellende Person selbst sieht keinen Freigabeknopf.
Urlaub
Zwei Teile — die eigentlichen Anträge und die Urlaubsregelung:
- Urlaub — jede Person stellt ihren eigenen Antrag auf diesem Bildschirm, ohne besonderes Recht. Wer attendance.manage hat (Inhaberschaft, Leitung), gibt frei oder lehnt ab
- Urlaubsregelung — die Urlaubsarten des Betriebs, die Tage nach Betriebszugehörigkeit und die Freigabekette festlegen. Zum Ändern braucht es team.manage — die gesetzlichen Mindestzahlen, die das System zeigt, sind nur Anhaltspunkte und keine vom System durchgesetzte Regel; der Betrieb muss selbst prüfen, ob sie dem geltenden Recht entsprechen